紙質(zhì)文檔管理 加速校園信息化建設(shè)

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眾所周知，學(xué)校是一個(gè)傳播知識(shí)的地方，無論是高校，還是中小學(xué)院校中都擁有著龐大的知識(shí)資源庫。在傳統(tǒng)的教育模式下，學(xué)校純粹依靠人工管理這些資源，這種方式顯然已無法跟上互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的步伐。 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日漸成熟，線上與線下結(jié)合的教學(xué)類型愈加受歡迎，為迎合新型教學(xué)模式的需求，學(xué)校以及教育機(jī)構(gòu)也需要打破陳規(guī)，改革校園資源管理模式，加速資源信息化建設(shè)。在這個(gè)背景下，學(xué)校就亟需一套完整的文件管理方案，能夠整合所有的文檔資源，促進(jìn)老師與老師、老師與學(xué)生之間的協(xié)作互動(dòng)，以提高學(xué)校的辦公效率和教學(xué)質(zhì)量。 學(xué)校文件管理難題 經(jīng)觀察發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下教育行業(yè)還存在著以下幾種文件管理難題： 一、教學(xué)資料繁多分散 學(xué)校中每個(gè)科任老師都有自己的教學(xué)課件、大綱、培訓(xùn)教案、教學(xué)視頻、考試題庫等等教學(xué)文件，教務(wù)系統(tǒng)中又存在著大量的學(xué)生檔案信息，學(xué)校建設(shè)相關(guān)文檔……這些教學(xué)文件資料繁多雜亂，分散在各個(gè)地方，缺乏統(tǒng)一的文件存儲(chǔ)平臺(tái)，教師們要調(diào)用時(shí)十分麻煩。 二、文件交互難 高校以及一些大型的中小學(xué)都會(huì)有一些分校分院等分支機(jī)構(gòu)，文檔數(shù)據(jù)分散，學(xué)院與學(xué)院，教師與教師、教師與學(xué)生之間缺乏高效的交互平臺(tái)，最新的資料等信息無法即使在院校、教師、學(xué)生之間共享，教學(xué)資源難以得到有效的利用。 三、教學(xué)資料共享難 目前，大部分學(xué)校所使用的教案、教輔材料等學(xué)習(xí)資料依舊是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，不易于在學(xué)生之間流動(dòng)分享，學(xué)生作業(yè)審批緩慢，學(xué)生無法及時(shí)獲得輔導(dǎo)。 四、資料安全問題 通過個(gè)人云盤、U盤、QQ、微信等渠道傳輸數(shù)據(jù)，教學(xué)資料的安全難以得到保障。這一點(diǎn)從歷年來頻頻發(fā)生的考題泄露事件、科研材料泄漏事件等等就可以看出來。 紙質(zhì)文檔管理 助力學(xué)校文件管理 為了解決教育行業(yè)的文件管理難題，加速校園信息化建設(shè)工作，技術(shù)根據(jù)現(xiàn)代化校園文檔管理的需求和特點(diǎn)，結(jié)合先進(jìn)的OCR技術(shù)，推出了紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)。 據(jù)介紹該系統(tǒng)集掃描、識(shí)別、糾錯(cuò)、存儲(chǔ)、分享于一體，可以快速實(shí)現(xiàn)文字的識(shí)別錄入、信息保存工作，并根據(jù)分類需求，自主建檔，全方位、多角度協(xié)助學(xué)校文件管理。 紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)搭載OCR識(shí)別技術(shù)，可以批量精準(zhǔn)識(shí)別圖片以及掃描件上的文字信息，并自動(dòng)錄入存儲(chǔ)。學(xué)校中的教職員工只需要將紙質(zhì)文檔的照片或者掃描件上傳即可，無需逐字輸入，且系統(tǒng)含有自動(dòng)糾錯(cuò)功能，相比人工輸入要靈活得多，既減少了錯(cuò)誤率，還提高了工作效率。 除了快速錄入存儲(chǔ)信息之外，系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)建檔、保存相關(guān)資料，確保信息“不褪色”。且系統(tǒng)自帶的OCR識(shí)別檢索功能，能夠?qū)ΠㄗR(shí)別圖像、識(shí)別結(jié)果、文檔標(biāo)題等多種元素進(jìn)行關(guān)鍵字檢索，解決學(xué)校文件查找難、分類難、共享難的問題。 另外，紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)可對(duì)教職員工進(jìn)行權(quán)限分配，保障教職員工在職能明確的分類下根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行文檔管理，在保障資料安全的基礎(chǔ)上，保證文件的合理靈活使用，提高工作效率。并且系統(tǒng)可部署于學(xué)校內(nèi)部的私有云上，有效保證核心教學(xué)文件的完整和安全。 知識(shí)隨著歷史的推進(jìn)不斷豐富，教育更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)！紙質(zhì)文檔管理推動(dòng)學(xué)校走向信息化。